CALIDAD DE VIDA

I.- INTRODUCION

Vamos al colegio, luego a la universidad y posteriormente a trabajar. Durante este proceso de educación formal nos enseñan un sin número de cosas pero nadie nos enseña como lidiar con el papeleo, como organizarnos ni como sacar el máximo provecho a nuestro tiempo y energía.
Cada uno de nosotros desarrolla "su" sistema de orden personal. Copiamos sistemas de otros, leemos libros, escuchamos sugerencias de amigos hasta que descubrimos, mediante el intento y error, qué nos hacen mas productivos, pero, aún así, trabajamos muchas horas al día y siempre

sentimos que nos faltó tiempo.

¿Existe una mejor forma de ordenarse?

Sí, durante años, especialmente en Estados Unidos, se ha estudiado en forma científica como mejorar la productividad en el trabajo, principios que han sido desarrollados rigurosamente para efecto de ser mas productivos, es decir, como hacer mas cosas en menos tiempo.

Como trabajar para producir al máximo de nuestras capacidades, desde la perspectiva de un chileno, es lo que trataré de desarrollar en este breve "paper" de tres capítulos. Existen ciertos conceptos que no son aplicables "a raja tabla" a nuestra particular idiosincrasia. Por algo somos unos de los países en el mundo en que se trabaja más pero menos se produce.

Se que mi meta es ambiciosa pero estoy convencido que "es mejor intentar cosas difíciles en la vida y fallar, antes que vivir en la oscuridad en donde no existen victorias ni derrotas". La frase no es mía, no sé donde leí pero me gustó, si alguno de mis lectores sabe de quien es agradeceré me lo haga saber.

Asimismo, desde ya aclaro que muchas de las ideas que desarrollaré están basadas en los libros "Personal Efficiency Program" (Programa de eficiencia personal) de Kerry Gleeson y "Organizing from the Inside Out" (Organizándose desde dentro a hacia afuera) de Julie Morgenstern, libros que tuve la suerte de leer en mi estadía en U.S.A. durante el año 2004.

II.- CAPITULO PRIMERO: HAZLO AHORA.

"Actúa a primera vez que lees o tomas conocimiento de algo"

Uno de los principios básicos de la productividad consiste en actuar inmediatamente en cuanto tomas conocimiento de algo. Parece simple pero, como explicaré, parte importante del trabajo atrasado en el mundo se debe a la falta de aplicación de este principio.

Por ejemplo, si llega un mail, carta o nuevo proyecto uno debe tratar inmediatamente de trabajar en ello. Si no vas a contestar los mail, ni siquiera los revises ya que vas a hacer un doble trabajo. En efecto, si lees un mail y lo contestas inmediatamente solo lo leerás una vez. Si lo lees y te dices que los vas a contestar al día siguiente vas a tener que leer el mail dos veces (hoy y mañana) y, además, tendrás la "mochila mental" de tener que contestar el mail.

El concepto de mochila mental es importante. Mi concepto de mochila mental es una carga psicológica, que sin darnos cuentas, día a día sumamos a nuestras responsabilidades y que nos impide avanzar. Con un ejemplo quedará claro.

A las 09:00 de la mañana nos llega vía mail una solicitud de cotización de un producto. Tenemos otras cosas supuestamente más importantes que hacer, por lo cual, tomamos la decisión de contestar al día siguiente. Durante el día tenemos presentaciones, reuniones, trabajamos en proyectos nuevos etc., pero cada cierto tiempo, por uno u otro motivo, nos acordamos que debemos contestar el mail. Vemos un artículo y nos acordamos de ese mail, conversamos con alguien y nos acordamos de ese mail, etc. Esa mochila se repite al menos tres o cuatro veces al día.

Esto trae dos consecuencias. Por un lado, cada vez que pensamos en la mochila mental nos desconcentramos y perdemos tiempo, por otro, cada vez que pensamos en la mochila mental nos hace predisponernos en forma negativa hacia esa tarea. El sentir que estamos en deuda nos hace tomar una actitud negativa hacia ese mail. Pensar solamente en realizar lo pendiente nos deprime y pone de mal ánimo.

Si se hubiera contestado el mail en su oportunidad o si, simplemente, no se hubiera leído el mail hubiera permitido ahorrarnos esa mochila. En ocasiones tenemos mochilas mentales que se transforman en verdaderas pesadillas.

Evidentemente hay cosas que no podemos hacer inmediatamente. Hay prioridades. En este caso es importante asignarle una "ventana" precisa y determinada para hacerlo. Mi concepto de ventana es determinar una precisa hora del futuro para efecto de hacer una determinada actividad.

Siguiendo el mismo ejemplo anterior, si nos piden una cotización que sabemos nos tomará tiempo hacer, por ejemplo 2 horas, y no tenemos esas dos horas ese día, vemos nuestro calendario y asignamos dos horas del día siguiente para hacer dicha tarea. Asimismo, mandamos un pequeño mail al potencial cliente diciéndole que se está recolectando la información para darle una respuesta completa y que se le contestará en tal fecha.

El sólo hecho de asignar un tiempo y hora determinado hará que no tengamos la mochila. Tenemos la tranquilidad mental que la tarea se realizará en un tiempo determinado.
En este punto es vital ser realista con nuestra productividad y ceñirnos rigurosamente a lo planificado. Toda planificación parte por conocerse a uno mismo. Si uno sabe que realizar una tarea implica 4 o 5 horas de trabajo, por mucha confianza que se tenga uno, no puede asignarle 3 horas.

Una de las cosas mas difíciles en la vida es conocer las propias capacidades y limitaciones. Si uno tiene la auto estima baja probablemente asignará muchas horas para la realización de un trabajo. Si tiene la autoestima alta probablemente asignará pocas horas para una tarea que demanda mucho más tiempo. Ambos casos son negativos.
En este sentido, aconsejo partir con metas realistas y dejar espacios de tiempo suficiente en caso que exista una emergencia.
Asimismo, sugiero que las tareas sean divididas en bloques de 50 minutos. Está demostrado que después de 50 minutos de trabajo la productividad desciende. Fije bloque de trabajo de 50 minutos y descanse antes de retomar su trabajo.

CAPITULO II: ORDEN FUNCIONAL

Organizar es estructurar ya sea un espacio de trabajo, la casa o una oficina, de tal forma, que ese espacio cumpla al 100 % el cometido o destino para el cual se hizo. No interesa si hay muchas o pocas cosas. Lo importantes es que se cumpla la función para lo cual se creo y cuando se requiera alguna cosa esa se encuentre en forma rápida y simple.
Para algunos se cumplirá la función en un espacio prístino, minimalista con la menor cantidad de cosas. Para otros, un espacio cálido atiborrado de detalles es lo que nos permite producir más. Insisto, no existen reglas absolutas.

Lo que para una persona sirve y le permite poder producir no necesariamente le sirve a otro. Hay personas que se organizan extraordinariamente bien con un cuaderno y lápiz mientras que para otras sus PDA son la única forma de organización. Insisto, no existen reglas absolutas.
Lo que uno puede hacer es, sin reflexión alguna, tomar el primer sistema de orden que se le ocurra o ir cambiando a cada rato. El tratar de solucionar los problemas sin un análisis previo lo único que logra es que luego de una semana uno vuelva a estar desordenado.
No hay que perder la vista el cuadro grande: uno se ordena para poder cumplir de la forma mas eficiente posible sus metas, si uno tiene un método poco común pero que le sirve para llevar a cabo las metas, no hay que cambiarlo.

He aquí, aunque me desvío un poco del tema, otra idea importante. ¿Cuál es mi objetivo? En ocasiones las metas parecieran estar claras pero mi experiencia me ha enseñado que muchas veces uno toma metas ajenas o metas que nos impone la sociedad, metas que no son "nuestras metas".
Por ejemplo, en una oficina la meta básica general parecería ser hacer un buen trabajo en forma rápida y efectiva. Lo invito a que vayan un poco más allá. Uno trabaja en grupo por lo cual la interacción con resto de los compañeros, es vital. Uno debe tener un equilibrio entre el trabajo, amigos y vida familiar. No puede ser que por cumplir las metas laborales se deje de lado a la familia, amigos y actividades de ocio propias de la vida.

Aquí vuelvo al cuadro macro, en lo personal creo que nuestro objetivo final en la vida es ser felices y en este sentido las cosas materiales, en parte financian la felicidad, pero no los son todo. No puede ser que uno sacrifique salud por dinero para luego tener que utilizar el mismo dinero para pagar por salud.

La pregunta difícil es que: ¿Qué cosas nos hacen feliz ahora? Hago hincapié en la palabra ahora por que lo único constante en la vida es el cambio. Lo que nos hacía feliz hace 6 meses no nos hace feliz hoy y lo que nos hace feliz hoy no nos hará feliz mañana.
A lo anterior hay que agregar un elemento práctico: una persona equilibrada produce mas que una desequilibrada. El ocio también es parte de la productividad. Ir al cine, pasear por un parque, ver una obra de teatros nos nutre de ideas y puntos de vistas que, directa o indirectamente, utilizaremos en nuestro trabajo.
Es más, muchas veces ni siquiera lo importante es comprar cosas nuevas o cambiar el sistema, sino que cambiar mentalmente la forma como uno se aproxima. Por ejemplo si a uno le es fastidios contestar mails quizás lo que tiene que hacer es que deber tratar de hacer un cambio mental e imaginar que cada mail es una personas que necesitan ayuda.

Lamentablemente, uno analiza el "orden" generalmente cuando la situación ha llegado a un limite, cuando el desorden es tal que hay un caos generalizado y es en ese momento en el cual uno reconoce y trata de solucionar su problema de desorden. Aquí es donde se produce un segundo error, ya que en vez de meditar y analizar el motivo por el cual se produjo el desorden, simplemente uno tiende a comprar carpetas, reestructura Kardexs, y en general, se pone las manos a trabajar sin analizar si el tipo de orden que uno esta utilizando le va a ser efectivo a no a esa persona.

III.- ORDEN PERSONAL

HERRAMIENTAS DE ORDEN

I.- MODELO KINDERGARTEN

Asignar a casa espacio una función determinada. Luego agrupar todas las cosas que dicen relación con esa función en el mismo espacio etiquetando esto en forma clara. Cada zona debe estar claramente delimitada de tal forma que uno sepa que cosas van o no van en ese lugar. Así, debe existir un área de carpetas, de libros, etc.

II.- METODO PARA ORDENAR

Existen tres pasos que no solo ayudar a ordenar el ambiente de trabajo si no que ayuda a ordenarla vida. La idea es no llegar y al ver que algo esta desordenado ponerse a ordenar en forma impulsiva. La idea es establecer un método, un mecanismo que permita a ordenar una vez pero bien. Esto es mas demoroso pero mucho mas efectivo.

Los pasos son analizar, es decir, determinar mediante preguntas específicas las cosas que funcionan, las prioridades, los motivos y las causas del problema; planificar, es decir, con lo analizado estructurar un nuevo sistema de orden; y, finalmente, atacar, vale decir, establecer una carta gant para efecto de materializar lo planificado.

ANALIZAR-PLANIFICAR- ATACAR